“Aseara te-am asteptat si n-ai venit” – sau cum gestionam intarzierile la intalniri prestabilite

Agenda mea e foarte aglomerata si mare parte a timpului il aloc intalnirilor, exceptand doua zile pe saptamana, pe care le pastrez pentru lucratul efectiv.

Intalnirile pe care le am sunt diverse, pot fi intalniri cu clienti, prospecti, furnizori, parteneri sau intalniri de consultanta.

Din pacate, unele zile se pot transforma intr-un adevarat haos, asa ca mi-am stabilit un set de reguli, pe care le respect cu sfintenie.

  1. La solicitarea unei intalniri, o stabilesc pentru saptamana urmatoare. Doar daca eu consider ca este urgent, o strecor in saptamana respectiva. E adevarat, pentru client, intotdeauna problemele lui sunt urgente, de aceea le trec prin filtrul meu, pentru ca nu vorbim de operatii pe creier.
  2. Las in agenda loc pentru urgente, fara sa o umplu pana la refuz, pentru ca apar inevitabil. Incerc pe cat posibil sa nu anulez o intalnire prestabilita si sa imi rezolv alte probleme fara sa afectez alte persoane.
  3. In cazul in care mi se solicita o intalnire de catre o persoana necunoscuta, incerc sa aflu scopul si rezultatul intalnirii. Daca nu mi-e de folos, nu confirm. Am trecut de multa vreme peste expresii “sa gasim impreuna oportunitati de colaborare”.
  4. Daca este intalnire de consultanta, solicit topicul intalnirii pe email, pentru a ma pregati in linii mari despre subiect. Chiar daca imi doresc, nu pot avea toate raspunsurile pregatite si nu e o rusine sa afirm acest lucru. Prefer sa revin cu un raspuns fundamentat si documentat ulterior.
  5. Aloc maxim o ora pentru fiecare intalnire, iar daca urmeaza imediat o a doua, incerc sa o termin in 50 de minute, pentru a avea timp sa raspund la apelurile pierdute. De multe ori nu imi iese
  6. In cazul in care intalnirea este stabilita la biroul meu, nu sun pentru reconfirmare. Daca trebuie sa ma deplasez, in ziua respectiva reconfirm prin mesaj sau telefon, pentru a nu face drumul degeaba. Am mai patit-o.
  7. Daca interlocutorul intazie considerabil in intervalul alocat, incep intalnirea prin a-i spune ca urmeaza sa am o alta intalnire si nu pot sta mai mult de ora X. Niciun minut in plus, pentru ca altfel, imi stric in cascada agenda. Daca are nevoie de mai mult timp, reprogramam pentru alta zi, in functie de posibilitatile agendei. Saptamana viitoare, luna viitoare, etc.
  8. Daca interlocutorul nu anunta si nu apare in timpul alocat intalnirii, nu sun, mai ales daca intalnirea a fost programata la solicitarea persoanei respective. Inteleg ca n-a fost o urgenta sau si-a pierdut interesul. Eu nu imi perd timpul asteptand, lucrez si imi vad de treaba. Daca revine el cu o justificare, nu voi reprograma pentru saptamana respectiva si nu o voi considera o urgenta. Si nu il cert.
  9. In timpul intalnirii NU raspund la telefon. Daca astept un telefon super-mega-urgent, anunt de la inceput, cu scuzele de rigoare si sunt cat se poate de scurta. Doar unul singur!
  10. Daca este cazul, revin cu un email ca rezumat al intalnirii avute, in urmatoarele zile.

Sunt multe lucruri de spus si incerc, pe cat posibil, sa le impartasesc cu cititorii mei, in asa fel incat sa ne educam impreuna, sa crestem impreuna, sa invatam din propriile greseli.

Am mai scris aici despre scrierea emailurilor si aici despre cateva reguli generale in afaceri.

Vorba aceea, nimeni nu e perfect, toti facem greseli si incurcam lucrurile. Inclusiv eu! De aceea nu ii cert pe oameni si nu ma supar. Sa ridice mana cine nu a intarziat niciodata la o intalnire sau nu a uitat de ea. Eu nu ridic!

Foto credit: Dan Mirica

Calendarul alegerilor 2019 – 2020
26 mai 2019 – Alegeri europarlamentare
24 noiembrie 2019 – Alegeri prezedentiale
7 iunie 2020 – Alegeri locale
29 noiembrie 2020 – Alegeri parlamentare
Mergi la vot!

Multumesc pentru share!

Distribuie Aceasta Postare