Checklist pentru închiderea de an

Dragă antreprenorule,

Atât sfârșitul de an cât și începutul celui nou vin la pachet cu o serie de operațiuni care îți pregătesc afacerea pentru un nou exercițiu financiar. Știu că nu-i ușor și că ai tras din greu anul trecut iar entuziasmul unui nou început îți dă impresia că stai pe loc însă te rog să mă crezi că e mai bine să aranjezi lucrurile la începutul anului decât să explodeze sau să se inflameze pe parcurs când munca e în toi.

Iată că am pregătit pentru tine un check-list cu operațiuni pe care să le faci în luna ianuarie, strânse din experiența mea de antreprenor, învățate din eșecuri și îmbunătățite pe parcurs. Făcând toate operațiile de mai jos, știu că încep anul cu bine, pe curat, și rezolv toate lucrurile mici, sâcâitoare, agasante consumatoare de timp, pe care tot timpul anului le amân.

1. Inventarierea stocurilor – este prima operație cu care începi anul, inventarul fiind obligatoriu prin lege și în sarcina administratorului. Nu vreau să-ți vorbesc aici și acum despre amenzi, dar vreau să-ți explic importanța inventarului anual, proces pe baza căruia se finalizează închiderea bilanțului. Acesta este momentul în care numeri fiecare produs, verifici gestiunea, cureți stocul, arunci produsele stricate sau nefolosite, confrunți inventarul faptic cu cel scriptic, prezentând un bilanț curat din punct de vedere al stocului. Inventarul stocurilor este obligatoriu, fie că vorbim despre marfă, despre materii prime, ambalaje, obiecte de inventar, mijloace fixe sau materiale publicitare, indiferent de domeniul de activitate. Sunt o serie de acte normative care reglementează această procedură, documente care stau la baza inventarierii, de la listele de inventariere la procesul-verbal de numire a comisiei de inventariere, la rezultatul inventarierii și imputarea lipsurilor sau reglarea plusurilor. Surprinde-ți contabilul și cere-i procedura de inventariere, ca să poți face inventarul ca la carte.
2. Casarea mijloacelor fixe amortizate și nefuncționale – mijloacele fixe sunt acele obiecte a căror valoare de achiziție este mai mare de 2.500 RON și care au o durată de funcționare mai mare de un an comparativ cu obiectele de inventar. De prea multe ori am văzut în balanțe, sau în registrul mijloacelor fixe (imobilizări corporale), laptopuri stricate, telefoane mobile furate, pc-uri antice, tot felul de lucruri care erau doar pe hârtie și lipseau cu desăvârșire în realitate. Acesta este momentul să faci curățenie, mai ales dacă mijloacele fixe sunt amortizate integral. Le casezi și le scoți din gestiune. Același lucru este valabil și pentru mijloacele fixe nefuncționale. Nu are rost să ai o listă întreagă în patrimoniu de obiecte inutile, lipsă sau nefuncționale.
3. Confirmarea soldului clienților – această operațiune este parte din inventariere și cade în obligația administratorului de a recupera creanțele de la clienții cu restanțe și a confirma astfel suma de plată pe care trebuie să ți-o plătească. Îți aduc aminte aici că termenul de prescriere a unei creanțe comerciale este de 3 ani. Dacă reușești să confirmi soldul cu clientul prelungești prescrierea cu fiecare confirmare. Tratează cu seriozitate această operațiune pentru că este în interesul tău să îți recuperezi banii din munca ta. Dacă ai clienți care nu îți confirmă soldul, nu îți răspund la solicitări, nu dai de ei sau au dat faliment, întreabă contabilul cum procedezi în cazul acesta, pentru stingerea datoriei sau crearea de provizion pentru creanțele incerte.
4. Provizioane pentru creanțe neîncasate – după ce ai confirmat soldurile clienților, vorbește cu contabilul tău să treceți la mutarea clienților restanți și să creezi provizion pentru creanțe neîncasate, iar clienții respectivi să fie mutați în contul de clienți incerți. E adevărat că de la 1 ianuarie 2024 provizionul pentru clienți incerți este deductibil în procent de 30% și că suma aceasta se scade din veniturile realizate. Dacă parchezi sumele neîncasate în contul de clienți incerți și crezi provizion pentru ei, asta nu înseamnă că nu poți să îi notifici sau să vorbești cu un avocat, să faci tot ce depinde de tine ca să-ți recuperezi creanțele neîncasate.
5. Verificarea condițiilor de creditare sau finanțare – dacă ai credite bancare, leasing-uri sau finanțări nerambursabile, acesta este momentul să te uiți pe fiecare contract în parte ca să-ți împrospătezi memoria privind obligațiile pe care le ai în calitate de administrator. Ca exemplu de condiții care ar putea fi ascunse în contractele de creditare pot fi: crearea de rezerve pentru anumite situații, acordul băncii în cazul repartizării de dividende, închiderea anului cu profit și nu cu pierdere, expirarea anumitor asigurări sau garanții și alte condiții. Și crede-mă că nu te trage nimeni de mânecă atunci când trebuie să le îndeplinești, ci doar atunci când nu le îndeplinești și arde cămașa pe tine. Am văzut proiecte sapard pentru care s-au rambursat banii că nu era îndeplinită condiția de profitabilitate, am văzut firme blocate la creditare pentru că nu au îndeplinit condițiile băncilor sau restituirea înainte de termen a împrumutul acordat.
6. Verificarea scadențelor pentru leasing sau credit – dacă tot ești în brațe cu dosarul contractelor pentru credit sau leasing, aruncă-ți un ochi pe scadențele leasing-urilor sau creditelor pe care le ai contractate. Poți cere o fișă de cont din contabilitate și să verifici că nu ai scăpat vreo rată. Dacă ai făcut-o, stai liniștit, că nu ești nici primul și nici ultimul. Important este să fii în cunoștință de cauză. Reglezi, corectezi și mergem mai departe.
7. Majorarea capitalului social din creditare – în ultimii ani ANAF-ul a devenit foarte sensibil la sumele creditate de către antreprenori în balanțele firmelor, mai ales în situația în care administratorul nu are surse de venit care să justifice proveniența banilor. Dacă te afli în situația aceasta și nu este prea târziu, îți recomand să majorezi capitalul social și să îți iei gândul de la recuperarea sumelor respective. Iată cum împuști 2 iepuri, primul că îți rezolvi problema de legalitate și al 2-lea că ai și un capital social mai mare, implicit și capitalurile proprii ale firmei vor fi mai mari.
8. Verificarea capitalurilor proprii pozitive (majorare capital social, rezerve legale) – capitalurile proprii sunt cel mai important indicator financiar, în baza căruia primești credit, leasing, finanțări nerambursabile sau credit furnizor. Dacă acestea sunt negative, ia-ți gândul că vei primi vreun ban împrumut. Majorarea capitalului social de care îți povesteam mai sus, este cea mai simplă modalitate de creștere a capitalurilor proprii. Cel mai bine ar fi să discuți cu contabilul tău și, în funcție de alte sume pe care le ai în balanță, să treci rapid la acțiune.
9. Repartizarea în dividende – sunt convinsă că, încă de la finalizarea lunii decembrie, știi cu exactitate care îți este profitul pe care intenționezi să-l repartizezi în dividende. Dacă ai verificat condițiile de creditare și nu îți este necesar acordul băncii, acum știi cu certitudine care este suma de care te poți bucura ca dividende. Cred că este cel mai frumos moment de răsplată pentru tine, ca urmare a efortului depus într-un an de zile. Dacă, pe parcursul anului, ai ridicat dividende anticipate mai mult decât era cazul, din păcate trebuie să aduci diferența de bani înapoi.
10. Sume de recuperat din concedii medicale și alte creanțe de la stat – de prea multe ori văd în balanțe sume pentru concediile medicale neachitate de către stat și antreprenori care pun cruce acestor bani. Nu este drept ce se întâmplă cu sume nerambursate de ani de zile de către stat, mai ales când știm foarte bine că statul e bun să ia, nu să dea înapoi ce trebuie să dea. Din păcate trăim situația halucinantă ca mediul de afaceri să crediteze Casa de sănătate în privința concediilor medicale, să nu își recupereze banii în termenul legal de 30 de zile și nici să primească despăgubiri pentru situația aceasta. De aceea, vin cu rugămintea să nu cedezi, să faci orice depinde de tine ca să îți recuperezi sumele din concediile medicale. Chit că asta înseamnă să trimiți lunar scrisori de recuperare sau să dai în judecată Casa de sănătate. Din experiența mea, pentru că eu am făcut-o, nici nu apuci primul termen de judecată că te trezești cu banii în cont. Sunt dreptul tău, sunt munca ta, sunt banii firmei cu care tu ai creditat casa de sănătate, și pentru care angajatul a cotizat cu vârf și îndesat.
11. Evaluarea sau reevaluarea imobilelor – tot la începutul anului este momentul în care verifici când ai făcut ultima evaluare sau reevaluare la imobile, în vederea calculării impozitelor și taxelor locale. Verifică documentele, vorbește cu contabilul, contactează un evaluator din vreme, nu lăsa pe ultima sută de metri și vezi dacă ai nevoie să evaluezi imobile.
12. Achitarea impozitelor și taxelor locale, impozitelor speciale – dacă ai rezolvat cu evaluarea sau reevaluarea imobilelor de care ziceam mai devreme, nu uita să-ți plătești impozitele și taxele locale în primul trimestru al anului, pentru a beneficia de anumite bonificații pe care le oferă primăriile. Din experiență zic, dacă nu-ți plătești impozitele și taxele locale la începutul anului, pe urmă ajungi să uiți de ele. Colac peste pupăză, nu uita de impozitul special pentru autoturismele cu o valoare de achiziție mai mare de 375.000 lei și care se aplică persoanelor juridice, nu doar fizice. Adevărat că scadența pentru declararea și plata impozitului special pentru autoturisme este 31 decembrie, dar pune de pe acum în agendă, ca nu cumva să uiți.
13. Declarații recapitulative de mediu – dacă te numeri printre norocoșii care au obligații declarative către fondul de mediu, să nu uiți să întocmești declarația anuală recapitulativă pentru mediu. Știu că știi, dar vreau să zic. Nu de alta dar se mai întâmplă și la case mari.
14. Actualizarea draftului de contract – pentru mine începutul de an este momentul în care îmi arunc ochii pe draftul de contract pentru serviciile prestate, pe care îl folosim în firmă. Ne amintim de problemele ivite peste an în relația cu clienții, de țepele luate, de interpretările eronate, de solicitările prospecților, de neclaritățile contractuale. Uneori modificăm draftul de contract pe loc, atunci când apare o problemă, iar la sfârșitul anului vedem ce putem îmbunătăți sau schimba în relația cu clienții. Draftul tău de contract este un organism viu, care trebuie modificat sau îmbunătățit de câte ori apare în discuție. Iar ca toate lucrurile să fie corecte, roagă-ți avocatul să-și arunce, din nou, un ochi în el.
15. Stabilirea obiectivelor – dacă nu ți-ai mai stabilit niciodată până acum obiective de business pentru anul care urmează, hai să o facem împreună de data aceasta. Începem cu cifra de afaceri realizată în anul precedent. Peste asta trebuie să avem o creștere, chit că acoperă doar rata inflației (aia reală de minim 10 %, nu aia oficială de 6 %). De asemenea, cifra de afaceri ar trebui să aibă o creștere organică. Cum stabilești această creștere? Te poți uita pe anii precedenți să știi cu exactitate cât ai crescut în fiecare an. Dacă nu e cazul tău și abia ți-ai început activitatea, răspunsul depinde foarte mult de industria în care ești. Dar nu uita că trebuie să ai măcar o creștere de 10% în fiecare an. Peste rata inflației, da? Dacă un business nu crește într-un an, va fi foarte probabil să stagneze. Iar dacă un business stagnează într-un an, va fi foarte probabil că anul următor să descrească. Dacă nu-ți dorești lucrul acesta, acum știi ce ai de făcut. Pe lângă cifra de afaceri, trebuie să îți stabilești și profitul pe care vrei să-l obții. Pentru că o creștere a cifrei de afaceri, fără creșterea marjei de profit, nu are niciun sens. Dacă anul trecut ai avut o marjă de profit de 15%, verifică cam care este marja de profit a industriei tale și vezi unde te situezi. Sub sau peste? În mod particular, la tine în balanță, ce a influențat să fii sub și ce a influențat să fii peste? Sunt aspecte pe care trebuie să le recunoști cu ochii închiși, la orice oră din zi și din noapte. Și nu uita, profitul, și implicit dividendele, sunt cele mai bune motivații pentru orice antreprenor, pentru eforturile lui și răsplata muncii depuse. Știu că mulți vor da ochii peste cap, mai ales cei care își conduc mica afacere empiric, fără să țină cont de cheltuielile reale și de estimarea veniturilor, dar acesta nu este un mod normal de a-ți conduce firma către performanță. Insist că trebuie să ai un obiectiv atunci când pornești la drum. Pentru că atunci când pornești la drum, de fiecare dată ai o destinație, adică știi unde vrei să ajungi. Pentru asta sunt obiectivele.
16. Actualizarea ofertei de produse/servicii oferite – nu-ți ascund că în estimările mele, anul 2024 nu va fi ușor, așa că trebuie să ne pregătim toți în consecință. Este momentul sa aloci un pic de timp de gândire pentru noi produse sau servicii din oferta ta. Ce poți oferi nou? Cum poți crește vânzările în mod intensiv, folosind aceeași bază de date de clienți? Care este politica de prețuri pentru anul care a început? Crești sau scazi prețurile? Cu cât? Care este politica de discounturi? Cum informezi clienții de aceste schimbări? Actualizarea ofertei te ajută să-ți îndeplinești obiectivele pe care le-ai stabilit? Iată niște întrebări la care eu nu te pot ajuta cu răspunsuri… le regăsești doar la tine.
17. Verificarea plafoanelor fiscale – atât tu, cât și cu ajutorul contabilului, verifică plafoanele fiscale pentru anul care începe, ca să știi ce riscuri ai și să nu te surprindă neplăcut depășirea vreunui plafon pe care nu dorești să-l depășești. Că vrei să fii neplătitor de TVA sau să rămâi cu un anumit tip de impozit, informează-te care sunt aceste plafoane, lipește lista lor pe peretele biroului, verifică dacă softul de facturare te alertează în acest sens și ai grijă. Pentru că dacă nu ai grijă, te costă, atât bani cât și potențiale amenzi sau apar anumite costuri pe care voiai să le eviți.
18. Verificarea fișei sintetice pe plătitor de la ANAF – probabil că o să mă înjure contabilul tău câ îți vorbesc acum despre verificarea fișei pe plătitor de la ANAF, când el are treburi până peste cap pentru închiderea lunii decembrie, dar roagă-l frumos să mă ierte. Măcar o dată pe an solicită fișa sintetică și uită-te tu, cu ochii tăi, în toate bălăriile de acolo. Asigură-te că nu ai datorii la Fisc, sau că nu s-a strecurat vreo amendă rătăcită. Știu că o să te crucești și nu o să înțelegi mare lucru din fișa respectivă dar fă-o, pentru că nu o să se întâmple nimic rău, dimpotrivă. Poți preveni o situație neplăcută într-un moment în care îți crapă buza. Mai bine te asiguri acum că totul este clar și corect în fișa de plătitor de la ANAF.
19. Solicitare certificat fiscal – dacă fișa sintetică este în regulă, solicită un certificat fiscal, care te asigură că, în momentul acesta, toate bune și frumoase – taxele plătite și nu încurcate, declarațiile depuse și nu neprocesate, sau alte surprize neplăcute. E adevărat că un certificat fiscal nu-ți garantează că fișa nu o să se încurce luna viitoare, dar ai un T-zero de la care poți pleca, ca să te cerți cu Fiscul. Pentru că da, din păcate, multe din erorile fișei sunt din cauza disfuncționalității softului ANAF.
20. Verificarea vectorului fiscal optim – că tot suntem în nebunia implementării modificărilor fiscale, începutul de an este momentul în care discuți cu contabilul tău despre vectorul fiscal optim pentru tine. Mai exact: plătitor sau neplătitor de TVA, cu sau fără cod de TVA special, raportarea TVA lunară sau trimestrială, TVA la încasare sau nu, micro 1%, micro 3% sau impozit pe profit. Și vezi că pentru „micro” poți opta până la 31 martie 2024. Ce e bun pentru tine, posibil să nu fie pentru prietenii sau vecinii tăi, așa că ai grijă cu cine stai de vorbă. Singura persoană îndreptățită este contabilul tău, cu balanța în față, sau un consultant fiscal. Și da, contează foarte mult obiectivele pe care ți le-ai stabilit și strategia pentru noul an.
21. Decizie numerotare documente tipizate – anual se întocmește decizia de numerotare a facturilor și procesul verbal de numire a persoanei care se ocupă de emiterea facturilor. Decizia de numerotare a facturilor recomand să continue de la ultimul număr din anul precedent, pentru că eviți astfel anumite complicații în relația cu clienții. Dacă ai terminat anul cu factura numărul 120, poți continua anul următor cu factura numărul 121. Dacă resetezi numărătoarea de la 1/2024, pot ieși confuzii. Procesul verbal de numire a persoanei care se ocupă de emiterea facturilor te ajută pe tine să responsabilizezi persoanele care fac lucrul acesta. Poți să dai serii diferite sau plaje diferite de numere, în cazul în care se ocupă mai multe persoane. Dar dacă tu centrezi tu dai cu capul, aia e, te mai numești încă o dată pe tine.
22. Semnătura electronică – ia-ți semnătură electronică calificată, nu doar pentru e-factură, ci și pentru a putea scuti timp și semna alte documente în relația cu clienții și furnizorii, fără să te deplasezi. Ține cont dacă vrei cu token sau cloud, windows sau apple, dar ia în considerare că emitenții de semnături electronice sunt depășiți de cereri în momentul de față.
23. e-Factura – invită-ți din nou contabilul la o discuție și stabiliți împreună strategia pentru e-factura. Sunt convinsă că te va ajuta cu autentificarea semnăturii electronice, cu înregistrarea în SPV și cu alegerea celei mai potrivite aplicații de facturare pentru tine. Când vorbim despre e-factura, nu vorbim doar despre transmiterea facturilor, vorbim despre importul facturilor emise de furnizori, despre acceptarea acestora, despre corespondența cu furnizorii in caz de erori, despre stocarea xml-urilor aferente și multe altele care decurg de aici. Stabiliți împreună care este cea mai bună variantă pentru tine, de ce resurse ai nevoie, care-s regulile. La început o să fie greu, pentru că este deja haos, cu multe probleme și erori. Pe măsură ce ne apropiem de termenul cu amenzi, mă refer la 1 aprilie, posibil ca o parte din probleme să dispară, dar este important să faci parte din proces ca să știi cum rezolvi anumite situații. Evident, nu le poți prevedea pe toate dar o să treci de ele. Iar de la 1 iulie 2024, posibil ca lucrurile să intre într-un ritm normal.
24. Închiderea anului fiscal: discuție cu contabilul firmei – acum ești pregătit pentru discuția finală de închidere de an cu contabilul tău iar acesta poate întocmi liniștit bilanțul. Pentru că este un efort comun, astfel încât bilanțul să reflecte cât mai exact realitatea afacerii tale. Nu vreau să-ți povestesc acum importanța bilanțului, dar ține cont că este o informație publică, că oamenii se uită la bilanțurile concurenței sau a celor din industrie și că nu trebuie să-ți fie rușine cu bilanțul firmei tale.
25. Întocmirea strategiei următoare – cred că ai aproape toate informațiile și datele necesare pentru a te apuca să stabilești strategia de business a noului an. Știu că sună pompos și poate că nu ai făcut-o niciodată, dar e chiar simplu. Strategia este cea care spune pașii pe care trebuie să îi faci ca să ajungi azi de aici, până la sfârșitul anului, cu îndeplinirea obiectivelor pe care le-ai stabilit. Te vor ajuta și o parte din întrebările la care deja ai răspuns mai sus, tot din strategie fac parte și acestea. Acum eu vin și te întreb: cum mănânci un elefant întreg? Răspunsul este… bucată cu bucată. Împarte pașii pe 12 luni, verifică lunar strategia și lista de „to do” și iată cum ți-ai ocupat tot anul.

Evident că nu sunt toate activitățile pentru începutul anului și sunt convinsă că mai ai multe de făcut, dar am vrut să îți amintesc de cele importante și relevante. În relația cu personalul, se verifică dosarele, dacă toate documentele sunt semnate, chit că vorbim despre fluturaș sau acte adiționale, cereri de concedii sau documente incomplete. Stabilești bonusurile, target-urile, politica de salarizare, teambuilding dacă este cazul, evaluarea de personal obligatorie, cursuri și training-uri, necesarul de personal dacă este incomplet, actualizarea regulamentului intern dacă este cazul, completarea fișelor de post. În relația cu furnizorii, plătim ce este de plătit, le confirmăm soldurile, ne gândim dacă schimbăm anumiți furnizori strategici sau renegociem oferta lor, verificăm contractele acestora, vedem ce nu a mers bine anul trecut și ce îmbunătățim anul acesta. Dacă vorbim despre buget și despre cheltuieli, trebuie să vezi ce poți eficientiza, ce poți renegocia, ce abonamente sunt utile sau nu, care este planul de investiții pentru anul următor, de unde obții banii necesari și tot așa.

Mă repet dacă spun că va fi un an dificil, dar îmi doresc pentru tine să fii pregătit, să te adaptezi ușor și să treci cu bine peste cele ce urmează. Iar la final de an bea o gură de șampanie pentru mine, dacă ai ajuns acolo unde ți-ai dorit și dacă acest checklist ți-a fost de folos. Profituri maxime să ai!

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!

Dacă vrei să ținem legătura, apasă subscribe!