Începutul de an în relația angajat/angajator

Începutul de an este perioada cea mai aglomerată pentru un manager sau antreprenor, la fel ca sfârșitul de an.

Dacă despre activitățile contabile de la începutul anului am mai scris aici, celor privind relația angajat/angajator, abia acum le-a venit sorocul.

În ianuarie nici iarba nu crește, vânzările sunt la ralanti, iar tu ești plin de entuziasm pentru un nou început de an, dar nu știi de unde să te apuci.

Ca să nu îți pierzi elanul, îți mai dau și eu o listă de făcut:

1. Modificarea salariului minim. Știu că nu faci tu actele adiționale și nu le raportezi în Revisal, dar tot trebuie să te asiguri că le-ai semnat pe toate. Pentru că răspunderea este a administratorului și nu a specialistului în resurse umane sau a contabilului. Iar peste doi ani, va trebui să te uiți cu atenție la vechimea contractelor cu salarii minime, că doar ce s-a schimbat legea. Vezi mai multe aici.
2. Verificarea zilelor de concediu neefectuate. Nu toți angajații își efectuează toate zilele de concediu de odihnă din an, iar angajatorul este obligat să se asigure că totuși acest lucru se întâmplă. Nu mă întrebați de ce se ajunge în această situație, motivele pot fi diverse. Și eu am două colege pe care le oblig cu forța să își ia concediu, dar nu mă pot supăra pe ele, că le place mai mult la muncă decât în vacanță. Însă trebuie să mă asigur că își iau concediul în următoarele 18 luni. Bine, angajatul ar trebui să justifice din ce cauză nu își ia concediu. Și încă ceva: să nu te pună sfântul să îi dai bani în schimbul zilelor de concediu neefectuate! Concediul este un drept intangibil, iar compensarea în bani se face numai la încetarea contractului de muncă. Dacă o faci, dai de alte belele.
3. Programarea concediilor pe anul care urmează. Fiecare firmă are specificul ei de activitate, cu perioade aglomerate sau mai lejere. La fel și fișa postului fiecărui angajat, unii sunt aglomerați la începutul lunii, alții la sfârșitul ei. Cum ar fi ca la o firmă de conta să intre toată lumea în concediu după 15 august? Ar trebui să plătesc o mulțime de amenzi pentru toate declarațiile nedepuse, iar eu nu îmi doresc lucrul acesta. Așa s-a inventat programarea concediilor. Programarea nu este bătută în cuie, dar este orientativă, astfel încât să nu se suprapună mai multe persoane din același departament sau să intre în concediu în perioade intense sau critice. La noi în firmă programarea concediilor este un proces democratic, în sensul că se negociază între colegi, cu respectarea Regulamentului Intern. Nu se ia concediu în perioadele 17-25 ale lunii sau perioadele de bilanțuri, nu se suprapun anumite posturi în același timp și fiecare persoană are un înlocuitor care îi preia lucrările (nu ca la ANAF). Programarea concediilor este un lucru benefic pentru toată lumea.
4. Verificarea dosarelor de personal și actualizarea datelor. Măcar o dată pe an aruncă-ți un ochi pe dosarele de personal, să te asiguri că toate documentele sunt la locul lor. Poate un angajat și-a schimbat cartea de identitate sau domiciliul (chit că e obligat să îți comunice orice modificare în 15 zile), poate s-a căsătorit sau a divorțat și nu ți-a adus copii de pe documente. Poate are un copil și trebuie să beneficieze de deducerea suplimentară. Poate nu are toate deciziile sau actele adiționale semnate (știți voi “am luat la cunoștință/am primit originalul”). Poate nu are cererile de concediu la dosar, iar asta e gravă, că te costă bani. Că tot pățitul e priceput, mi-am luat-o o dată grav de la o fostă angajată. Firma era mică, eu și angajata și nu făcea cerere de concediu. Când a plecat, a trebuit să îi plătesc vreo trei salarii, că nu aveam nicio dovadă scrisă a vacanțelor ei. Prostia și comoditatea costă scump.
5. Medicina muncii și SSM. Tot la început de an facem un examen medical, cu analize de sânge și verificare oftalmologică. Vine medicul la birou cu tot ce trebuie și ne ia pe rând la consult. Știu că în realitate medicina muncii și SSM-ul sunt mai mult pe hârtie, dar de ce să plătești aiurea pentru un serviciu obligatoriu și să nu te folosești de el? Ideea mi-a venit tot din partea colegilor, când ne citim obiectivele și dorințele la ședința de sfârșit de an. Majoritatea doreau să își facă analizele de sânge și nu prea puneau în practică. Le-am făcut o surpriză și de atunci a devenit o tradiție.
6. Configurarea noii grile de salarizare. Că tot se modifică salariul minim la început de an, este momentul în care se configurează grila salarială din firmă, pe posturi și funcții, nu nominal. Este un document transparent, foarte util în evaluarea personalului și a planului de carieră. Fiecare angajat știe ce trebuie să facă pentru un salariu mai mare sau pentru un post mai bun. Acesta este idealul la care ar fi bine să se ajungă și nu e deloc imposibil.
7. Revizuirea organigramei și a posturilor din firmă. Dacă ai stabilit obiectivele strategice și tactice pentru noul an, treci și prin organigramă, că doar resursa umană este cea mai importantă resursă care te ajută să pui în practică ce visezi ca manager. Că vrei o creștere intensivă sau extensivă, că vrei să deschizi o linie nouă de business, că ai nevoie de un specialist anume, planificarea este cheia reușitei.
8. Stabilirea bonusurilor, sporurilor și targetelor de vânzări. Acum ai de luat la puricat întregul pachet salarial, bugetul pe anul trecut și cel estimat, obiectivele stabilite și să le pui unele peste altele, să vezi ce trebuie să adaugi, să modifici sau să crești pentru a motiva salariații. În caz că nu știai, motivarea este tot o funcție a managementului de ceva vreme, pe lângă planificare, organizare, coordonare și control, pe care aș așeza-o chiar înaintea controlului sau evaluării. Dar să revenim la pachetul salarial și bonusuri. La unele din ele este important să asculți și părerea angajaților, ce le este util, ce nu folosesc, ce își doresc. De exemplu, într-un an colegii mei și-au dorit să meargă la sală, iar eu am fost de acord să le suport costul, cu condiția să meargă cel puțin o dată pe săptămână. Ce crezi, nu a venit nimeni cu factura la decontat. De aceea recomand analiza fiecărui bonus care se acordă din firmă.
9. Programarea evaluării de personal. Că tot s-a făcut planificarea concediilor, revizuirea organigramei și grilei de salarizare, este momentul să programezi perioada de evaluare a personalului. Pe lângă faptul că este o activitate obligatorie, evaluarea personalului ajută pe toată lumea. Te ajută pe tine când ți se cere o mărire de salariu, dar fără a justifica un efort suplimentar. Ajută angajatul să știe că lucrurile funcționează corect și transparent în firmă, că nu sunt favoritisme sau nepotisme. Ajută firma să aibă angajați loiali și mulțumiți, care își îndeplinesc sarcinile și responsabilitățile. De-a lungul timpului, am avut niște revelații la evaluare, atât eu cât și o angajată, căreia nu îi plăcea foarte mult ceea ce face. I-am schimbat postul, iar ea a strălucit din momentul acela. Acum se ocupă aproape singură de o întreagă linie de business și dă tot ce e mai bun din ea.
10. Planul de formare și calificare profesională. Toți managerii își doresc angajați sclipitori, inteligenți și proactivi, dar nu fac nimic în sensul acesta. Cu atât mai mult cu cât formarea profesională este obligatorie (vezi art. 194 din Codul Muncii) și puțini antreprenori cunosc această condiție impusă de legislație. Stai de vorbă cu fiecare salariat în cadrul evaluării și vezi ce aptitudini e nevoie să capete sau să îmbunătățească. Și citește până la art. 203 din Codul Muncii, poate îți vin idei.
11. Stabilirea zilelor libere din an. La început de an circulă o mulțime de articole cu zilele libere legale și cum pică ele. Este bine să le discuți cu echipa ta, mai ales dacă lucrezi cu anumite termene strânse. De exemplu, niciun contabil din țara asta nu își ia liber pe 24 ianuarie, fix înainte de Ziua Sfântului Fisc. Preferăm să venim la birou și să lucrăm în liniște, fără telefoane și fără emailuri, să purtăm ie și să mâncăm fasole cu ciolan, dar compensăm cu altă zi liberă după ce trece 25-ul.
12. Stabilirea teambuilding-ului. Și acesta este un lucru pe care îți recomand să îl stabilești împreună cu echipa. Atât perioada, cât și locul: mare, munte, deltă, hotel, cort, cabană sau (Doamne-ajută cu bugetul) în străinătate. Este important pentru dinamica colectivului să petreacă un weekend împreună, să interacționeze între ei, să se cunoască mai bine. Ai grijă să nu se transforme în drinkbuilding și mare atenție la idilele din firmă. Cu riscul de a fi înjurată, aici sunt categorică: nu cu familia!
13. Diseminarea obiectivelor și ședința de început de an. Aproape că ai terminat! Acum ia mătăluță toate cele muncite de mai sus, plus bugetul, obiectivele și strategia pe noul an și discută-le cu echipa, astfel încât fiecare să știe și să înțeleagă ce are de făcut în perioada următoare. Pentru a ajunge din punctul A în punctul B este muncă de echipă și efort comun. Discutați împreună și găsiți soluții tot împreună. S-ar putea să fii surprins.

Să nu-mi spui că tu nu stabilești obiective pentru firma ta, că oricum se schimbă guvernele și legislația de la o zi la alta, mai ales pe timp de pandemie. Dar cum vrei să ajungi, dacă nu știi unde vrei să mergi? E adevărat că ultimele strategii pe care le-am făcut pentru firmele mele, s-au dat peste cap încă din primul trimestru. Dar asta este magia și superputerea antreprenorului din România: adaptabilitatea și reziliența (că tot e la modă cuvântul ăsta). Reușește să răzbată toate piedicile pe care le întâlnește în cale. Ceea ce îți doresc și ție!

Foto credit Dan Mirică

Trimite-mi un email la valentina.saygo@askfor.ro dacă vrei să stabilim o ședință de consultanță și să detaliem speța ta. 

Mai multe lucruri interesante poți afla din cartea Ghidul Antreprenorului Începător. Răsfoiește-o un pic, sigur găsești ceva util.

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!

Dacă vrei să ținem legătura sau să lași un comentariu, apasă subscribe!

Caută-mă și pe Youtube și apasă pe clopoțel!