Fractura din e-Factura.ro

Încă de la apariția pandemiei, mi-am dorit foarte mult implementarea sistemului e-Factura, în vederea digitalizării și automatizării procesului de transfer de date. Dar iată că am ajuns ca în iunie 2022, să îmi doresc prorogarea termenului de implementare, pentru că sistemul are multe fracturi. Nu s-a întâmplat, așa că mergem înainte și le reglăm pe parcurs. 

Începând cu 1 iulie intră în vigoare implementarea sistemului național privind factura electronică, RO e-Factura, introdus prin OUG 120/2021. Factura electronică este emisă, transmisă și primită în format electronic de tip XML. Concret, facturile emise trebuie să ajungă întâi la ANAF și apoi la client.

Cine este obligat să aplice e-factura?

În prima etapă, e-Factura devine obligatorie pentru firme care au contracte cu insitituțiile statului (B2G) și firmele care comercializează produse cu risc fiscal ridicat, urmând apoi și restul (B2B și B2C), în funcție de modificările legislative care vor urma.

De la 1 aprilie 2022 au început firmele care activează în domeniul turistic și acceptă vouchere de vacanta.

De la 1 iulie 2022 vine rândul următorilor furnizori:

• Furnizorii B2G – firme care au contracte cu instituțiile statului
• Furnizorii de produse cu risc fiscal ridicat.

Care sunt produsele cu risc fiscal ridicat?

Produsele cu risc fiscal ridicat sunt:

• Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile
• Băuturi alcoolice
• Construcții noi (în relația B2B, nu cea cu persoanele fizice)
• Produse minerale (apă minerală naturală, nisip, pietriș)
• Îmbrăcăminte și încălțăminte.

Atenție! Lista poate suferi modificări în orice moment!

Care sunt elementele obligatorii ale facturii electronice?

Elementele obligatorii de structură ale facturii sunt:

• a) Identificatorii de proces și de factură
• b) Data facturii
• c) Datele de identificare ale emitentului
• d) Datele de identificare ale destinatarului facturii electronice
• e) Datele de identificare ale beneficiarului plății
• f) Datele de identificare ale reprezentantului fiscal al emitentului (dacă este cazul)
• g) Identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate, lucrări efectuate
• h) Referirea la contractul de achiziții publice
• i) Detalii privind livrarea bunurilor/produselor, prestarea serviciilor sau executarea lucrărilor
• j) Instrucțiuni de plată
• k) Informații privind creditări sau debitări
• l) Informații privind poziții de pe factura
• m) Defalcarea TVA
• n) Totalul facturii.

De reținut!

Dacă factura respectă elementele de structură, se aplica sigiliul MFP. Dacă nu respectă, emitentul primește mesaj de eroare. După corectare, se transmite din nou.

Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul XML însoțit de sigiliul MFP.

Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă  în sistemul e-Factura, destinatarul fiind notificat în acest sens.

Factura comunicată în sistemul e-Factura nu poate fi returnată.

Dacă destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul prin înscrierea unui mesaj în acest sens, prin intermediul sistemului e-Factura.

Corecția facturii electronice comunicată (în sistem și destinatarului) se corectează prin stornare și emiterea corecta, conform art. 330 din Codul Fiscal.

“Corectarea facturii: fie se emite o nouă factură care trebuie să cuprindă, pe de o parte, informaţiile din factura iniţială, numărul şi data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, după caz, o menţiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, iar, pe de altă parte, informaţiile şi valorile corecte, fie se emite o nouă factură conţînând informaţiile şi valorile corecte şi concomitent se emite o factură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o menţiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul şi data facturii corectate.”

Momentan, înscrierea în Registrul RO e-Factura este opțională și se realizează prin depunerea declarației 084 în luna anterioară începerii raportării.

Actul normativ nu prevede sancțiuni pentru netransmiterea XML-urilor și nici termen de raportare a facturilor electronice. Deocamdată.

Recomandări pentru antreprenori

1. Folosiți un soft de facturare care exportă factura în format XML. Vă rugăm insistent să renunțați la facturile scrise de mână, în xls sau word. Chiar dacă momentan nu aveți obligația să transmiteți facturile electonice către ANAF, aveți timp să vă obișnuiți cu noua modalitate de facturare, deoarece va deveni obligatorie pentru toți operatorii economici.
2. Softuri de facturare recomandate: Smartbill, FGO, Saga, Facturis, Oblio sau orice aplicație care generează XML. Atenție, sunt softuri care comunică direct cu serverul ANAF și nu mai trebuie să vă conectați la SPV (cum e cazul SmartBill).
3. Achiziționați semnătura electronică din vreme, pe numele unei singure persoane responsabile pentru emiterea facturilor, conform deciziei și procesului verbal de facturare.
4. Facilitați accesul persoanei cu semnătura electronică la SPV-ul firmei. Facturile electronice se vor raporta în SPV.
5. Momentan raportarea în SPV se face XML cu XML, nu bulk. Pentru transmiterea bulk, vă recomandăm achiziționarea aplicația TDec.ro.
6. După încărcarea în SPV, se așteaptă sigiliul MFP (Ministerul Finanțelor Publice). Facturile cu sigiliul MFP se descarcă și se arhiveaza în maxim 60 zile de la data raportării.
7. Fișierul XML sigilat poate fi convertit în PDF și va putea fi deschis/citit.
8. Nu recomandăm deocamdată înregistrarea în Registrul RO e-Factura prin depunerea declarației 084, decât în cazuri speciale și pentru acei contribuabili care se regăsesc total în relații B2G sau comercializează doar produse cu risc fiscal ridicat. Pentru raportarea facturilor se poate folosi secțiunea e-Factura din SPV.
9. Nu recomandăm să apelați la contabil pentru transmiterea facturilor în SPV, pe motiv că acesta are deja acces. Din păcate, este mai mult de o simplă transmitere. Vorbim de acceptarea celorlalte facturi emise sau primite, corespondența cu clienții sau furnizorii în caz de neconformități, iar contabilul nu are de unde să știe toate detaliile tranzacțiilor dvs.
10. Un lucru bun: factura electronică va rezolva câteva probleme operaționale și anume: a) înlocuirea semnăturii de primire și acceptarea facilă a facturii de către beneficiar și b) beneficiarul nu va mai motiva neplata facturii cu neprimirea sau pierderea ei.

Încă un lucru: atenție ce achiziționați pe firmă (mă refer la achiziții nedeductibile), pentru ca fiscul va fi cu ochii pe voi din secunda doi.

Revenim cu detalii în cel mai scurt timp.

Foto credit: Oku 

Trimite-mi un email la valentina.saygo@askfor.ro dacă vrei să stabilim o ședință de consultanță și să detaliem speța ta.

Mai multe lucruri interesante poți afla din cartea Ghidul Antreprenorului Începător. Răsfoiește-o un pic, sigur găsești ceva util.

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!

Dacă vrei să ținem legătura sau să lași un comentariu, apasă subscribe!

Caută-mă și pe Youtube și apasă pe clopoțel!