Bunul simt in scrierea e-mailurilor

Un e-mail poate spune foarte multe despre persoana care l-a scris. Vorbeste  despre grija, atentie, abilitati de comunicare, bucurie, entuziasm, frustrare, suparare, manie, aroganta sau indolenta. Despre etica in afaceri am mai scris aici si am promis ca revin cu detalii despre scrierea e-mailurilor. Folosesc cu succes acest text drept procedura implementata in firma, ceea ce iti recomand si tie.

Scrierea unui e-mail a devenit o normalitate, poate chiar o banalitate, insa nu trebuie sa uitam de regulile de baza, sau mai bine spus, de bunul simt. De cand e-mailul este prezent in zona de afaceri, este formatul preferat de a comunica. Este convenabil, necostisitor si nu deranjeaza destinatarul in niciun fel, prin faptul ca acesta poate fi citit oricand (sau nu).

Subiect

• Subiectul trebuie sa exprime clar si concis mesajul e-mail-ului.
• Acesta trebuie ajustat la scrierea de mesaje noi (nu se pastreaza prin Reply subiecte vechi sau neadecvate).
• Nu se trimit e-mail-uri fara subiect. 
• Informatiile importante trebuie sa fie prezente si in corpul e-mail-ului, nu doar in subiect.
• Un subiect clar si concis poate salva un email sa nu fie sters.
• Este de preferat ca subiectul sa inceapa cu un cuvant cheie referitor la domeniul discutiei (Raport, Declaratie, Situatie).
• Doar primul cuvant din subiect trebuie sa inceapa cu majuscula (sau numele proprii).

Formula de adresare

• Stimata doamna,/Stimate domn,/Stimate doamne, stimati domni, – pentru persoane necunoscute sau cu care exprimare se face prin pronume personale de politete.
• Draga Ioana/Mircea, – pentru persoane pe care le cunoastem, cu care comunicarea este prietenoasa.
• Buna,/ Buna Ioana/Mircea – pentru persoane pe care le cunoastem, cu care comunicarea este prietenoasa.
• Nu se foloseste virgula intre “Buna” si numele destinatarului.
• Nu se foloseste semnul exclamarii dupa incheierea formulei de adresare, ci virgula.
• Este de preferat sa nu se foloseasca formule ca: Buna ziua, Buna seara, deoarece nu se cunoaste momentul zilei in care destinatarul va citi e-mail-ul.

Reply si Reply to all

• Daca este cazul sa se raspunda la un e-mail anterior, atentie daca raspunsul are legatura cu subiectul anterior. Daca nu are, se scrie un email nou.
• Daca emailul primit are mai multe persoane in cc, se raspunde tuturor, deci se foloseste „Reply to all”.

Forward 

• Mare prudenta la folosirea forwardului, ce mesaje se transmit, pentru ca nu se stie unde vor ajunge.
• Daca se transmite un forward la forward, se verifica conversatia anterioara, poate este confidentiala sau neadecvata.

Continut

• Fontul trebuie sa aiba acelasi tip si aceeasi marime, fara cuvinte scrise doar cu majuscule.
• Atentie la culoare, unele texte preluate cu „copy/paste” pot fi albastre. 
• Se foloseste un singur font in firma pentru toata corespondenta.
• Se folosesc majuscule doar la inceputul propozitiilor sau al pronumelor proprii.
• Propozitiile cu subiect diferit se scriu pe randuri diferite.
• Pentru enumerari se folosesc bullet-uri, pentru simplificarea citirii/intelegerii e-mail-ului.
• Se acorda o foarte mare atentie gramaticii si exprimarii.
• Dupa punct, virgula, punct si virgula, se lasa un spatiu.
• Nu se foloseste semnul exclamarii (punctul acentueaza siguranta, multumirea; semnul exclamarii arata sau transmite emotii.
• Dupa formula de adresare se lasa doua randuri libere.
• Intre fraze cu subiect diferit se lasa un rand liber.
• Intre continut si formula de incheiere se lasa doua randuri libere.
• Fiind vorba despre limba romana, este de preferat sa se foloseasca diacritice.
• Scrierea electronica, fara gesturi si mimica, poate duce la interpretari diferite decat cele care se vor a fi transmise. Foloseste fraze clare, concise, logice, care sa nu produca confuzie la citire.

Fisiere atasate

• Denumirea fisierelor trebuie sa fie clara, logica.
• Trebuie sa ne asiguram ca intr-adevar am atasat fisiserul despre care vorbim in e-mail.
• Trebuie sa ne asiguram ca acestea nu depasesc marimea de 2MB, pentru corespondenta externa.

Incheiere

• Cu stima,/Va multumesc,/Cu respect,/Cu sinceritate, – pentru persoane necunoscute sau cu care exprimarea se face prin pronume personale de politete.
• Multumesc, – pentru persoane pecare le cunoastem, cu care comunicarea este prietenoasa.
• Si in cazul formulelor de incheiere, este de preferat sa nu se foloseasca formule ca: O zi buna,/O seara buna,/Weekend placut, etc.

Semnatura

• Se foloseste atat in corespondenta interna, dar mai ales in cea externa.
• Trebuie sa ne asiguram de faptul ca datele sunt corecte si complete – prenume, nume, numere telefon, fax, adresa completa, e-mail.
• Inainte de semnatura: “Va rugam sa confirmati primirea prezentului e-mail printr-un reply.”. Unele emailuri nu ajung la destinatie.

Inainte de final, mai verifica toate elementele inca o data. Ai grija de confidentialitatea conversatiei, de gramatica, daca este destinatarul care trebuie si ce fisiere ai atasat. Chiar daca e-mailurile sunt o forma de comunicare rapida, evita sa suni imediat destinatarul la telefon si sa ii soliciti un raspuns. 

Sunt multe de spus, asa ca te invit sa imi scrii daca ai completari, ca sa imbunatatim impreuna procedura de scriere e-mailuri. Iar un share poate ajuta sa citim emailuri corecte si placute. 

Sa iti fie de folos.

Foto credit: Pexels